Das Telefon klingelt ununterbrochen, während du einer Kundin die Haare stylst. Im Hintergrund blättert dein Azubi im zerfledderten Terminkalender, um einen freien Slot zu finden. Kommt dir das bekannt vor? Als Friseur:in, Kosmetiker:in oder Saloninhaber:in in der Beauty-Branche kennst du den Terminstress nur allzu gut. Kein Wunder, denn Terminplanung ist das Herzstück deines Geschäfts – und häufig eine echte Herausforderung. Da stellt sich die Frage: Ist ein Online-Terminplaner oder ein klassischer Buchkalender besser? In diesem Artikel nehmen wir beide Varianten unter die Lupe. Du erfährst, wie ein Onlinekalender funktioniert, warum digitale Terminplanung so praktisch ist, wie du No-Shows vermeidest, was sie kostet und wie auch deine Kundschaft davon profitiert. Lehne dich zurück (gern mit einer Tasse Kaffee, aber bitte nicht über dem Terminkalender verschütten) und lass uns gemeinsam herausfinden, welcher Terminplaner dein Salonleben entspannter macht.

Ein Online-Terminkalender ist im Grunde ein digitaler Ersatz für dein Papier-Terminbuch – nur mit Turboantrieb. Solch ein System ist oft Teil einer umfassenden Friseursoftware bzw. Salonsoftware, die speziell für die Beauty-Branche entwickelt wurde. Statt Termine mit Stift in ein Buch einzutragen, läuft alles über Computer, Tablet oder Smartphone in der Cloud. Doch was bedeutet das konkret für deinen Salonalltag?

So funktioniert die digitale Terminplanung Schritt für Schritt:

Kurz gesagt: Ein Onlinekalender übernimmt die Terminorganisation automatisiert und zentralisiert. Alle Termine sind übersichtlich an einem Ort gespeichert, für das ganze Team einsehbar, jederzeit und von überall aus. Es gibt keine verlegten Notizzettel mehr, kein ständiges Hin-und-her-Telefonieren. Stattdessen läuft die Terminvereinbarung quasi von alleine im Hintergrund, während du dich auf deine Kundschaft konzentrierst

Kaum etwas ist ärgerlicher im Salonbetrieb als ein No-Show – ein Kunde, der einfach nicht zum Termin erscheint. Es kostet dich Umsatz und reißt Lücken in deinen Zeitplan. Doch warum passieren No-Shows und wie hilft ein Online-Terminplaner dabei, sie zu vermeiden?

Oft steckt gar keine böse Absicht dahinter, viele Kunden vergessen ihren Termin schlicht. Eine Studie der Universität Lübeck ergab, dass in fast 70 % der Fälle ein verpasster Termin darauf zurückzuführen ist, dass der Kunde den Termin einfach vergessen hat (Terminplanung über WhatsApp: So einfach geht’s!). Hier setzt die Technik an: Automatische Terminerinnerungen sind der Schlüssel.

Ein guter Online-Terminplaner sendet deinen Kund:innen rechtzeitig vor dem Termin eine freundliche Erinnerung – per E-Mail, SMS oder sogar via WhatsApp. Damit wird „Ups, total vergessen!“ zum seltenen Ausnahmefall. Laut dem Anbieter EasyWeek lassen sich verpasste Termine durch automatische Benachrichtigungen um rund *40 % reduzieren (Terminplaner-Software für Kosmetikstudios in 2025: Vorteile und Funktionen – EasyWeek). Der Salonsoftware-Anbieter Calendall berichtet sogar von bis zu 80 % weniger No-Shows durch systematische Erinnerungsfunktionen – nahezu eine No-Show-Diät für deinen Kalender (Automatische Terminerinnerungen und Bestätigungen)!

Zusätzlich lässt sich auch mit Bestätigungs-E-Mails arbeiten, in denen Kunden gebeten werden, den Termin nochmals zu bestätigen oder abzusagen. Einige Salons verlangen für aufwendige Behandlungen sogar eine Anzahlung oder Kreditkartengarantie bei Online-Buchung – das ist ein weiterer Anreiz, Termine ernst zu nehmen (wer bereits gezahlt hat, lässt den Termin seltener sausen). Solche Funktionen bietet nicht jede Software, aber es zeigt: Die digitale Terminplanung hält zahlreiche Werkzeuge bereit, um No-Shows drastisch zu reduzieren.

Unterm Strich wirst du mit einem Onlinekalender deutlich seltener in einen leeren Warteraum blicken. Deine Auslastung steigt, und du kannst deine Zeit viel besser planen. Und falls doch mal jemand nicht auftaucht: Du siehst es sofort im System und kannst eventuell reagieren (z.B. einen Stand-by-Kunden informieren oder eine andere Aufgabe einschieben). No-Shows verlieren ihren Schrecken, weil sie zur seltenen Ausnahme werden, anstatt zum wöchentlichen Ärgernis.

Vielleicht denkst du dir: „Klingt ja alles super – aber die Umstellung? Schaffe ich das überhaupt?“ Keine Sorge, du bist nicht allein mit dieser Befürchtung. Viele, die jahrelang mit dem Buchkalender gearbeitet haben, zögern vor dem Sprung ins Digitale. Doch die gute Nachricht: Moderne Online-Terminplaner sind so entwickelt, dass auch Technik-Einsteiger damit klarkommen. Der Aufwand für die Umstellung hält sich in Grenzen und lohnt sich definitiv.

Installation und Einrichtung: In den meisten Fällen musst du keine komplizierte Software installieren. Die meisten Online-Terminplaner laufen im Webbrowser oder als App. Du registrierst dich einfach beim Anbieter deiner Wahl. Bei vielen geht das in wenigen Minuten. Beispielsweise ist das Setup bei EasyWeek oder Calendall so simpel, dass du innerhalb von 10–15 Minuten alle wichtigen Daten eingegeben hast und loslegen kannst (Terminplaner-Software für Kosmetikstudios in 2025: Vorteile und Funktionen – EasyWeek). Typisch ist: Geschäftsinfos eintragen, Dienstleistungen und Dauer anlegen, Mitarbeiterprofile erstellen, Öffnungszeiten hinterlegen – fertig. Keine IT-Kenntnisse nötig, kein Spezialist, der kommen muss.

Doppelte Buchführung anfangs? Manche Saloninhaber führen in der Übergangsphase ein paar Tage beide Kalender (Papier und online), um sicherzugehen, dass nichts vergessen wird. Das kannst du tun, aber oft merkt man schon nach kurzer Zeit, dass der Onlinekalender zuverlässig läuft. Viele entscheiden sich dann schnell, das Papier ganz wegzulegen, um kein Durcheinander zu riskieren. Wichtig ist, das Team und ggf. Stammkunden über den Wechsel zu informieren: Häng einen Hinweis im Salon auf („Wir digitalisieren unsere Terminplanung – ab 1. nächsten Monat bitte Termine online buchen oder per App!“) und erkläre kurz, wie es funktioniert. Die meisten Kunden finden das spannend und probieren es gerne aus.

Schulung und Eingewöhnung: Dein Team muss sich natürlich an die neue Software gewöhnen, aber gute Systeme sind intuitiv gestaltet. Ein kurzes gemeinsames Durchklicken reicht oft schon. Außerdem bieten viele Anbieter Tutorials, Videos oder sogar persönlichen Support. Scheue dich nicht, den Support zu nutzen – dafür sind sie da. Einige Unternehmen (wie z.B. EasyWeek) bieten kostenlose Demo-Termine mit einem Experten an, der euch live zeigt, wie alles geh (Terminplaner-Software für Kosmetikstudios in 2025: Vorteile und Funktionen – EasyWeek). Auch Digitalisierungsberater wie Mitbewunderer können helfen, falls du allgemeine Tipps für die Umstellung suchst.

Datenübernahme: Hast du viele Stammkunden-Daten oder künftige Termine schon im Buch stehen? Kein Problem: Die kannst du einmalig in den Onlinekalender übertragen. Ja, das ist etwas Fleißarbeit – vielleicht ein paar Stunden, je nach Umfang. Aber denke daran: Du machst das nur einmal. Danach hast du alle Kundeninformationen sauber digital erfasst. Manche Software erlaubt sogar, vorhandene Daten via Datei-Import zu übernehmen, falls du z.B. eine Kundenliste in Excel hast.

Technische Voraussetzungen: Du brauchst im Prinzip nur einen halbwegs aktuellen Computer oder ein Tablet/Smartphone und Internetzugang im Salon. Viele arbeiten z.B. mit einem Tablet an der Rezeption, auf dem der Kalender immer offen ist. Wenn du ohnehin ein WLAN für Kunden oder Kartenzahlung hast, ist alles Nötige schon da. Die meisten Onlinekalender laufen auch auf mehreren Geräten gleichzeitig – du kannst also am PC in der Früh den Plan checken und unterwegs auf dem Handy Änderungen machen.

Zusammengefasst: Die Umstellung ist weniger aufwendig, als du vielleicht denkst. Anfangs investierst du ein bisschen Zeit zum Einrichten und Lernen. Doch das zahlt sich aus – jeden Tag, an dem der digitale Kalender dir Arbeit abnimmt. Viele, die den Schritt gewagt haben, sagen im Nachhinein: “Warum nicht schon viel früher?!” Sobald der Online-Terminplaner läuft, wirst du den alten Papierkalender kaum vermissen. Stattdessen genießt du die neue Freiheit und Übersichtlichkeit – und fragst dich höchstens, wieso du dich jahrelang mit dem Wälzer aus Papier abgemüht hast.

Klar, ein dicker Buchkalender kostet vielleicht 20 Euro im Jahr und ein bisschen Tinte. Ein Online-Terminplaner klingt da erstmal nach einer teureren Anschaffung. Doch lass uns das relativieren: Viele Anbieter haben gestaffelte Preise oder sogar Gratisoptionen, und die Kosten sind oft erstaunlich moderat – vor allem verglichen mit dem Nutzen, den du daraus ziehst.

Preismodelle: In der Regel wirst du ein Abo-Modell vorfinden. Das heißt, du zahlst monatlich oder jährlich eine Gebühr für die Nutzung der Software. Für Einzelunternehmer oder kleine Salons bewegen sich die Preise häufig im Rahmen eines typischen Streaming-Abos. Viele professionelle Lösungen liegen bei etwa 15 bis 30 € pro Monat für einen Salon mit ein bis zwei Mitarbeitenden. Einige sind sogar günstiger. Beispielsweise bietet Calendall nach einer 14-tägigen Testphase Pakete ab 17 € pro Monat an – speziell zugeschnitten auf Selbständige, ohne versteckte Kosten. Größere Salons mit mehr Mitarbeitenden oder Filialen zahlen ggf. mehr, da oft nach Anzahl der Nutzer oder Standorte gestaffelt wird.

Was ist mit Einrichtungskosten? Die meisten modernen Lösungen kommen ohne Einrichtungsgebühr. Du zahlst wirklich nur das Abo. Falls doch irgendwo “Set-up Fee” verlangt wird, prüfe, ob dafür ein spezieller Service (z.B. persönliche Schulung oder Datenmigration) enthalten ist. Ansonsten kannst du solche Anbieter auch meiden – es gibt genügend ohne solche Gebühren.

Laufzeiten und Verträge: Ein Plus bei vielen SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) wie Onlinekalendern: kurze Kündigungsfristen. Du bist meist nicht jahrelang gebunden, oft kann man monatlich kündigen oder die Testphase einfach auslaufen lassen, wenn es einem nicht gefällt. Somit gehst du kein großes Risiko ein, es zumindest auszuprobieren.

Versteckte Kosten? Achte darauf, ob der Anbieter z.B. SMS-Gebühren separat berechnet. Manche Pakete inkludieren eine bestimmte Anzahl an SMS für Erinnerungen, andere berechnen sie extra. Andere eventuelle Kostenpunkte könnten Online-Zahlungsgebühren sein (wenn das System z.B. Kreditkartenzahlung anbietet). Im Normalfall sind die wichtigsten Funktionen aber in den Paketpreisen enthalten. Seriöse Anbieter machen diese Kosten transparent – im Zweifel schau in die FAQs oder frag nach. Bei Calendall zum Beispiel wird explizit darauf hingewiesen, dass es keine versteckten Gebühren gibt (d.h. unbegrenzte Buchungen, alle Features inklusive).

Return on Investment: Jetzt der wichtige Part – lohnt sich die Ausgabe? Die Rechnung geht in der Regel auf: Schon ein verhinderter No-Show pro Monat kann die Kosten wieder reinholen. Beispiel: Eine 1-stündige Farbbehandlung für 60 € wird nicht abgesagt und dank Erinnerung wahrgenommen statt vergessen – zack, 60 € Umsatz gerettet. Dafür kann man leicht 15–20 € Monatsgebühr verkraften. Hinzu kommt die Zeitersparnis: Rechne mal zusammen, wie viele Stunden du oder deine Mitarbeiter:innen monatlich am Telefon verbringen, Termine koordinieren, Kunden hinterhertelefonieren… Diese Zeit ist bares Geld wert. Wenn ein Terminplaner dir pro Woche auch nur 2 Stunden einspart, hast du auf den Monat gesehen 8 Stunden mehr für zahlende Kundschaft. Multipliziere das mit deinem Stundensatz – da kommt was zusammen!

Außerdem: Ein entspannterer Arbeitsablauf, weniger Stress, zufriedenere Kunden – das alles ist schwer in Euro zu messen, aber es hat einen enormen Wert für dein Business. Viele Saloninhaber berichten, dass die Investition in eine digitale Lösung eine der besten Entscheidungen für ihr Geschäft war. Sie konnten dadurch ihren Kundenstamm ausbauen (weil Online-Buchung neue Kunden anzieht) und ganz nebenbei mehr Freizeit genießen, weil die Organisation verschlankt wurde.

Fazit zum Thema Kosten: Ja, ein Onlinekalender kostet Geld – aber er lohnt sich. Sieh es als Investition in Effizienz und Kundenservice. Schon mit einem oder zwei zusätzlichen Terminen (oder geretteten Terminen) pro Monat macht er sich bezahlt. Und die meisten Anbieter ermöglichen es dir, es ohne Vorabkosten auszuprobieren… was uns zum nächsten Punkt bringt.

Du fragst dich vielleicht: „Schön und gut, ich habe weniger Aufwand – aber haben meine Kunden überhaupt was davon?“ Absolut! Auch deine Kundschaft wird den Online-Terminplaner lieben. In einer Branche, in der Service und Erlebnis zählen, kann die digitale Terminbuchung ein echter Pluspunkt sein. Hier die größten Vorteile für deine Kunden:

All das führt dazu, dass Kunden gern wiederkommen. Die Hürde, einen Folgetermin zu vereinbaren, ist viel niedriger, wenn es online mit zwei Klicks geht. Einige Online-Terminplaner schicken nach dem Besuch sogar automatisch eine Nachricht mit Link zur nächsten Buchung – so können Kunden direkt im Anschluss den nächsten Termin festzurren, wenn sie möchten.

Zudem kann eine Online-Buchungslösung auch neue Kunden anlocken: Stell dir jemanden vor, der spätabends nach „Kosmetikstudio Termin buchen [Stadt]“ googelt. Wenn er direkt auf deine Online-Terminseite stößt und sofort buchen kann, hast du einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz, bei der erst am nächsten Morgen jemand ans Telefon geht.

Kurzum: Deine Kunden erhalten mit einem Onlinekalender einen Top-Service. Sie sparen Zeit, behalten den Überblick und erleben dich als organisierten, serviceorientierten Profi. Das zahlt sich in Kundenzufriedenheit und Kundenbindung aus. Und wir wissen alle: Zufriedene Kunden empfehlen dich weiter – die beste Werbung überhaupt.

Neugierig geworden, ob die digitale Terminplanung zu dir passt? Am besten testest du es einfach selbst – unverbindlich und in Ruhe. Fast alle Anbieter von Online-Terminplanern bieten eine kostenlose Testphase oder zumindest eine Demo an. Hier ein paar Tipps, wie du sinnvoll testest:

Wichtig beim Test: Achte darauf, wie der Support reagiert. Stell ruhig mal eine Frage per Chat oder E-Mail während der Probezeit. Ein guter Support wird dir auch als Testnutzer schnell helfen – das ist ein gutes Zeichen für später.

Hast du ein gutes Gefühl bei einem Tool, dann heißt es: Ran an die Umstellung! Importiere deine echten Daten und lege los. Informiere deine Kunden (z.B. via Aushang, Newsletter oder Social Media), dass sie ab jetzt online buchen können. Du wirst sehen: Viele finden das spannend und werden es direkt ausprobieren.