Stell dir vor, dein Terminkalender ist bis auf den letzten Slot ausgebucht – ohne dass du dafür extra Überstunden schieben musst. Klingt utopisch? Als jemand, der seit Jahren in der Beauty-Branche arbeitet, weiß ich: Ein voller Kalender ist Gold wert, doch stundenlanges Telefonieren und Terminchaos können echt nerven. Die gute Nachricht: Es gibt smarte Wege, wie du mehr Termine in deinem Salon bekommst, ohne mehr Arbeit reinzustecken. Branchenexperten betonen längst, dass weitere Digitalisierung – von der Online-Terminbuchung bis zum Bezahlen per Smartphone – positive Ergebnisse für Salons bringt. In diesem Artikel verrate ich dir meine Top 5 Tipps, um deinen Kalender zu füllen. Bereit für die Salon5-Formel (Wortspiel beabsichtigt)? Los geht’s!

Hand aufs Herz: Wie viele deiner (potenziellen) Kundinnen haben schon abends um 22 Uhr versucht, einen Termin zu vereinbaren? In unserer digitalen Ära erwarten Kunden Flexibilität. Über 70 % der Salonbesucher möchten ihren nächsten Besuch unkompliziert per Handy buchen – und das rund um die Uhr. Fast die Hälfte aller Buchungen erfolgt außerhalb der Öffnungszeiten (46 %!). Wenn du also noch keine Online-Terminbuchung anbietest, entgeht dir buchstäblich Geschäft im Schlaf.

Kennst du das mulmige Gefühl, ob du denselben Slot versehentlich doppelt vergeben hast? Doppelbuchungen im Salon sind der Albtraum – für dich, dein Team und die Kunden. Die Lösung: Ein zentraler, digitaler Kalender, auf den alle zugreifen. Schluss mit dem Wirrwarr aus Terminbüchern, Zettelwirtschaft und „Oh nein, da hab ich ja schon jemanden!“.

Mit einem Online-Terminkalender (etwa dem Calendall Kalender) hast du jederzeit und überall die volle Kontrolle über deinen Studioalltag. Trägst du einen Termin ein, wird er sofort für alle synchronisiert – in Echtzeit, egal ob auf dem PC im Salon oder auf deinem Smartphone unterwegs. So sehen auch deine Mitarbeiterinnen direkt, was Sache ist. Freie Slots werden automatisch nur dann angezeigt, wenn auch wirklich jemand verfügbar ist – Doppelbuchungen sind praktisch ausgeschlossen. Ich persönlich erinnere mich noch, wie ich früher manuell versucht habe, Schichten und Termine in Einklang zu bringen. Chaos pur! Dank digitaler Kalender gehören solche Patzer der Vergangenheit an.

„Oh, der Termin war heute?“ – Solche Sätze hören wir gar nicht gern. No-Shows (Kunden, die einfach nicht auftauchen) und kurzfristige Absagen sind nicht nur frustrierend, sondern kosten dich echtes Geld. Jeder leere Platz im Kalender bedeutet entgangenen Umsatz. Doch zum Glück kannst du die No-Show-Quote dramatisch senken, ohne jedem Kunden manuell hinterherzutelefonieren. Die Wunderwaffe heißt:
automatisierte Terminerinnerungen.

Studien zeigen, dass 43 % der Termine ohne Erinnerung einfach vergessen werden. Fast die Hälfte! Gleichzeitig lassen sich mit automatisierten Erinnerungen die Ausfälle um bis zu 80 % reduzieren. Stell dir das mal vor: 80 % weniger Nicht-Erscheinen – was würde das für deinen Umsatz bedeuten? Genau, deutlich mehr verplante Zeit statt Leerlauf!

Automatische Erinnerungsfunktionen, wie sie z.B. Calendall bietet, sind super einfach aufzusetzen: Du legst einmal fest, wann die Kunden eine Erinnerung erhalten sollen (etwa 24 oder 48 Stunden vor dem Termin), und ob per SMS oder E-Mail – den Rest erledigt das System. Ohne zusätzlichen Aufwand für dich bekommt deine Kundin eine freundliche Erinnerung aufs Handy und sagt eher nicht in letzter Minute ab. Im Gegenteil, sie wird dir dankbar sein („Oh danke, hätte ich fast vergessen!“).

Neben Erinnerungen kannst du auch automatisierte Terminbestätigungen direkt nach der Buchung verschicken lassen. So ist sofort klar: Der Termin steht fix, schwarz auf weiß (bzw. in der Inbox des Kunden). Diese Bestätigung enthält idealerweise alle wichtigen Infos – Datum, Uhrzeit, gebuchte Leistung, vielleicht sogar einen Hinweis auf Corona-Regeln oder dass man fünf Minuten früher da sein soll.

Das Ergebnis: Weniger No-Shows, mehr Verlässlichkeit. Deine Kunden erscheinen pünktlich und vorbereitet, spontane Absagen nehmen ab. Und du musst nicht mehr persönlich jedem hinterherlaufen oder böse sein – das System übernimmt die lästige Gedächtnisstütze für dich. Wie ein unsichtbarer Assistent, der leise flüstert: „Vergiss deinen Termin morgen nicht!“. Die Kundenzufriedenheit steigt obendrein, denn ein freundlicher Reminder zeigt Professionalität und Serviceorientierung. Win-win für alle!

Kleiner Tipp: Du kannst die Texte der Erinnerungen meist personalisieren. Eine humorvolle, warmherzige Nachricht („Liebe Anna, wir freuen uns auf dich morgen um 15 Uhr – deine Auszeit im Salon ist bereit!“) wirkt Wunder und passt zu deinem Markenstil. So fühlen sich deine Kunden wertgeschätzt und kommen umso lieber – und pünktlicher.

Hast du dich schon mal gefragt, wie voll dein Salon wirklich ist? Welche Zeiten brummen und wo noch Luft nach oben wäre? Indem du die Auslastung digital überwachst, kannst du deine Kapazitäten optimal ausschöpfen und planst smarter, nicht härter. Moderne Salonsoftware bietet meist eingebaute Statistiken, die dir wertvolle Einblicke in die Performance deines Studios geben. Nutze diese Daten!

Schau dir z.B. an, an welchen Wochentagen und Uhrzeiten du am meisten Buchungen hast – und an welchen am wenigsten. Vielleicht sind Dienstagnachmittage immer mau? Dann könntest du dort eine Special-Aktion anbieten, um die Lücke zu füllen. Oder du stellst fest, dass bestimmte Dienstleistungen (etwa Balayage oder Gesichtsbehandlungen) vor allem zu bestimmten Zeiten gefragt sind – das hilft bei der Personalplanung, damit immer die richtige Anzahl an Fachkräften verfügbar ist.

Stichwort Personal und Ressourcen effizient koordinieren: Digitale Planungstools enthalten oft eine Dienstplan-Funktion. Damit kannst du Mitarbeiter-Verfügbarkeiten und Schichtpläne übersichtlich verwalten. Jeder im Team trägt seine Arbeitszeiten ein oder du legst Schichten fest – und das System zeigt im Terminkalender nur freie Slots an, wenn auch wirklich Personal da ist. So buchst du nie einen Termin außerhalb der Arbeitszeit deines Teams. Gleichzeitig vermeidest du Leerlauf: Hast du zum Beispiel an Samstagen immer Kundenansturm, kannst du dafür sorgen, dass genug Mitarbeiter eingeteilt sind. An ruhigeren Tagen werden dafür keine Überkapazitäten verschwendet. Effiziente Personalplanung bedeutet eben, genau dann volle Power, wenn Kundschaft da ist, und Entlastung, wenn es mal ruhiger ist.

Deine Stammkundin Frau Müller kommt rein und du weißt noch, dass sie beim letzten Besuch von ihrer Allergie gegen Lavendel erzählt hat – also nimmst du diesmal ein duftneutrales Öl. Sie ist begeistert, wie aufmerksam du bist. Solche persönlichen Details machen den Unterschied zwischen einem guten und einem grandiosen Service – und führen dazu, dass Kundinnen gar nicht daran denken, woanders hinzugehen. Wie merkst du dir all die Vorlieben, Notizen und kleinen Geheimnisse deiner Kundschaft? Richtig: mit einer digitalen Kundenkartei.

In einer modernen Kundenverwaltung speicherst du alle wichtigen Infos zentral und hast sie mit ein paar Klicks verfügbar – jederzeit und auf jedem Gerät. Von grundlegenden Daten (Name, Kontakt, Geburtstag) über die Termin-Historie bis zu Notizen über Farbrezepte, Hauttyp oder Lieblingsgetränk: Alles ist an einem Ort. Nie wieder wirst du lange nach der Kundenkarteikarte suchen oder im Kopf kramen müssen, was beim letzten Termin besprochen wurde. Mit einer digitalen Kartei bist du immer optimal vorbereitet für den nächsten Termin. Du kannst KundInnen mit ihrem Namen begrüßen, gezielt fragen „Sollen wir wieder den Schnitt machen wie im Juni?“ – das beeindruckt nachhaltig.

Die Terminhistorie zeigt dir auf einen Blick, wer wann welche Behandlung hatte. Daran kannst du dich orientieren und z.B. proaktiv Folgetermine vorschlagen („Dein letzter Haarschnitt ist 8 Wochen her – wie wäre es mit einem Auffrisch-Termin nächste Woche?“). Einige Tools bieten sogar an, automatisiert Erinnerungen für Wiederholungsbesuche zu senden, basierend auf vergangenen Terminen – so bleiben deine Kalender dauerhaft voll.

Ein wichtiger Punkt dabei ist die Datensicherheit. Kundendaten und Vorlieben sind sensibel, daher speichern gute Systeme alles verschlüsselt und DSGVO-konform auf sicheren Servern. So kannst du ohne Bauchschmerzen eine umfangreiche Kartei führen, denn die Daten sind geschützt (häufig auf europäischen Servern, vollständig DSGVO-konform, Passwörter, etc. – all das sollte selbstverständlich sein). Außerdem hast nur du (und ggf. berechtigte Teammitglieder) Zugriff, und das auch nur mit Login. Sicherer geht’s kaum, und definitiv sicherer als ein Notizbuch, das mal liegen bleiben oder verloren gehen kann.

Am Ende zahlt sich die digitale Kundenpflege direkt in mehr Termine aus: Zufriedene Kunden kommen öfter und empfehlen dich weiter. Du kannst mit persönlichen Aufmerksamkeiten (z.B. einem kleinen Geburtstagsgruß – weil du das Geburtsdatum gespeichert hast – oder einer Erinnerung an den nächsten Behandlungsschritt) echte Begeisterung auslösen. Dazu kommt, dass eine aktuelle Kundenkartei dir hilft, schneller zu arbeiten – Kontaktdaten für Rückfragen oder Marketingaktionen (Newsletter, WhatsApp-Service etc.) sind sofort griffbereit, ohne stundenlang Excel-Listen zu pflegen. Alles integriert, alles übersichtlich.

Ein schönes Detail am Rande: Viele Systeme ermöglichen auch das Hochladen von Fotos in die Kundenkartei. So kannst du zum Beispiel Vorher-Nachher-Bilder von Frisuren, Hautzuständen oder Naildesigns speichern. Das hat zwei Vorteile: Erstens siehst du beim nächsten Termin genau, was gemacht wurde, und zweitens kannst du dem Kunden den Fortschritt zeigen („Schau mal, so sah deine Haut vor der Kur aus, und jetzt strahlt sie richtig!“). Das erzeugt Vertrauen und zeigt Professionalität – und motiviert KundInnen, ihre Termine regelmäßig wahrzunehmen, um solche Fortschritte zu erzielen.